Teilen und Erfassen

Das Erfassen steuern Sie auf der Seite Einstellungen des Editors: der Link, den Sie versenden, die Regeln, die entscheiden, ob die Umfrage Antworten annimmt, und die Nachrichten, die Teilnehmende am Ende lesen. Ändern dürfen sie die Rollen App-Ersteller und Admin. Alle, die die Umfrage öffnen können, lesen dieselben Regeln auf ihrer Seite Informationen.

Der Link

Jede Umfrage hat einen Link, der mit der Umfrage entsteht. Wer ihn hat, kann antworten, ohne Konto und ohne Anmeldung, und jede Antwort zählt gleich. Er erscheint als Öffentlicher Link an zwei Stellen, und nur für Personen, die die Umfrage konfigurieren dürfen:

• auf der Seite Einstellungen des Editors, wo er sich auch neu erzeugen lässt;
• auf der Seite Informationen der App, unter Formular teilen, schreibgeschützt - dort kopieren Sie ihn, wenn Sie ihn jemandem schicken.

Der Link funktioniert schon vor dem Veröffentlichen, sagt bis dahin aber nur, dass das Formular noch nicht geöffnet ist. Proben Sie das Formular mit der Vorschau, statt es selbst zu beantworten: Eine über den Link gesendete Antwort ist eine echte Antwort.

Wer antworten kann und was über die Person erfasst wird

Wer den Link hat, kann antworten - behandeln Sie ihn also wie das Formular selbst und schicken Sie ihn an die Menschen, von denen Sie hören möchten. Nichts hindert eine Person daran, mehr als einmal zu antworten.

Teilnehmende sind nicht angemeldet und werden nicht als jemand erfasst. Eine Antwort enthält die gegebenen Antworten, den Zeitpunkt des Absendens und welche veröffentlichte Version des Formulars sie beantwortet hat - sonst nichts. Wenn Sie wissen müssen, wer geantwortet hat, fragen Sie es in einer Frage ab. Damit ein einzelnes Netzwerk ein Formular nicht überfluten kann, begrenzt Factophant, wie viele Übermittlungen es in kurzer Zeit aus demselben Netzwerk annimmt; wer an diese Grenze stößt, behält seine Antworten und wird gebeten, einen Moment zu warten.

Den Link neu erzeugen

Ist ein Link weiter gelangt als gewollt, wählen Sie auf der Seite Einstellungen Neu erzeugen. Die aktuelle Adresse funktioniert sofort nicht mehr und lässt sich nicht wiederherstellen - wer sie hat, sieht, dass der Link ungültig ist -, und die Umfrage erhält einen neuen. Bereits erfasste Antworten bleiben unberührt.

Die Erfassungsregeln

Der Abschnitt Erfassung entscheidet, ob die Umfrage gerade Antworten annimmt. Diese Regeln gehören nie zu einer veröffentlichten Version: Eine gespeicherte Änderung wirkt sofort, ohne Veröffentlichung.

Eine Umfrage ist geschlossen, sobald eine der ersten drei Regeln das sagt. Wer den Link dann öffnet, sieht statt des Formulars die Nachricht für geschlossene Formulare, und wer gerade mitten im Ausfüllen war, erfährt beim Absenden, dass das Formular keine Antworten mehr annimmt.

Nach dem Absenden eine weitere Antwort anbieten entscheidet nur, ob die Dankeseite die Schaltfläche anbietet. Es hindert niemanden daran, den Link erneut zu öffnen und noch einmal zu antworten.

Das Antwortlimit wirkt neben der eigenen Obergrenze des Workspace für Antworten pro Umfrage (unten), und das niedrigere der beiden schließt das Formular. Das Feld nennt, was der Workspace erlaubt, und ein höheres Limit wird abgelehnt statt stillschweigend gekürzt.

Die Nachrichten

Der Abschnitt Nachrichten enthält zwei Texte:

• Nach dem Absenden - erscheint unter „Vielen Dank", sobald eine Antwort eingegangen ist, anstelle von „Ihre Antwort wurde gespeichert."
• Wenn geschlossen - erscheint unter „Dieses Formular ist geschlossen" statt des Formulars, sobald es keine Antworten mehr annimmt. Ohne diesen Text sagt die Seite „Es werden keine Antworten mehr angenommen."

Lassen Sie einen davon leer, bleibt der Standardtext.

Die Nachrichten gehören zum Formular: Eine Änderung daran geht in den Entwurf und erreicht Teilnehmende, wenn Sie veröffentlichen.

Speichern

Die Einstellungen haben ein einziges Speichern am Fuß der Seite für alles. Eine Änderung der Erfassungsregeln gilt in dem Moment, in dem Sie speichern; eine Änderung der Nachrichten wartet auf Ihre nächste Veröffentlichung, wie jede andere Änderung am Formular.

Die Seite Informationen

Die Seite Informationen der App, die erste Seite, die alle beim Öffnen der Umfrage sehen, liest all das aus: die Zahl der Antworten und Fragen, wann sie Schließt, den Link (für Personen, die die Umfrage konfigurieren dürfen) und die Erfassungsregeln - ob sie Antworten annehmen („Ja", „Nein - geschlossen" oder „Nein - noch nicht veröffentlicht"), das Antwortlimit und ob nach dem Absenden eine weitere Antwort angeboten wird. Wer sie ändern kann, findet dort einen Hinweis auf die Einstellungen im Editor.

Die Grenzen, in denen eine Umfrage arbeitet

Fünf Zahlen begrenzen eine Umfrage. Alle fünf gehören Ihrem Workspace und nicht der Plattform: Eine Workspace-Administration liest sie auf der Seite System, im Tab Nutzung & Limits unter Feste Limits (Pro App), und das Factophant-Team kann sie anheben.

Wer eintrifft, nachdem das Antwortlimit erreicht ist, erfährt, dass die Umfrage geschlossen ist - nie, welche Grenze sie geschlossen hat. Wer eine Datei über der Grenze pro Datei anhängt, erfährt das, solange die richtige Datei noch zur Hand ist; wer eintrifft, nachdem die Uploadsumme der Umfrage erreicht ist, erfährt, dass das Formular keine weiteren Dateien annehmen kann - nie, wie hoch die Grenze ist. Die Vorschau im Editor ist von keiner dieser Grenzen betroffen, weil sie nichts speichert.

Einige Grenzen sind für jeden Workspace fest: 50 Optionen bei einer Auswahlfrage, 4.000 Zeichen in einer Freitextantwort sowie zehn Spalten und fünfzig Zeilen in einer Tabellenfrage.

Zwei Workspace-weite Grenzen gelten ebenfalls. Eine Umfrage-App zählt wie jede andere App zur Zahl der Apps des Workspace, und die von Teilnehmenden angehängten Dateien zählen zu seinen gespeicherten Daten. Eine Datei bleibt so lange erhalten, wie die Umfrage existiert: Das Löschen einer Antwort blendet sie aus, behält aber ihre Datei, und die Dateien verschwinden erst, wenn die Umfrage-App nach dem Archivieren endgültig gelöscht wird.